数字档案馆建设实践探索-武汉圣合软件技术有限公司助力某高校试点项目

文章分享了武汉圣合软件技术有限公司参与某高校数字档案馆试点建设项目的实践经验和成果，旨在贯彻落实习近平总书记对新时代档案工作的重要指示精神，加快档案信息化建设步伐。

一、数字档案馆建设内容概览

（一）网络建设

针对该高校实际情况，我们依托其中心机房建成了数字档案馆中心机房，并采用单独的主干光纤连接学校中心机房的独立服务器，组建了档案馆局域网。同时，保留了档案馆原有的校园网络，通过增设客户端电脑的方式，在局域网、校园网、互联网之间灵活开展档案业务操作。这一三网网络架构及系统部署，为数字档案馆的高效运行奠定了坚实基础。

（二）应用系统建设

我们为客户量身定制了“三网四库五利用”的应用系统建设方案。其中，“三网”即局域网、校园网、互联网；“四库”为接收库、管理库、保存库、利用库；“五利用”则包括局域网利用、校园网利用、官方网站利用、档案馆远程服务平台利用及校史馆利用。这一方案实现了档案资源的全面整合与高效利用。

在校园网层面，我们搭建了档案归档利用平台，通过手工录入和自动采集元数据的方式，完成了各职能部门及学院的纸质与电子档案收集工作。通过在线移交和流程审批，形成了校园网档案接收库。同时，将开放档案数据导入利用库，供教职工查阅利用。

在局域网层面，我们部署了数字档案馆馆藏系统和自助查询系统。通过离线导入和电子档案接收，形成了档案接收库。借助档案鉴定、统计、库房管理等功能，建立了档案管理库。通过长期保存策略和技术手段，形成了档案保存库。最终，将可利用数据推送至自助查询系统，供到馆查询者使用。

在互联网层面，我们优化了档案馆官网，增设了开放档案查询功能。同时，搭建了档案馆远程服务平台、档案去向查询平台和校史馆参观预约系统，为校友和社会公众提供了便捷的档案利用服务。

（三）制度建设

我们协助客户建立健全了保障数字档案馆高效、安全运行的工作制度、工作流程、业务规范与数据标准体系，实现了对数字档案馆建设与运行的全方位、全过程管控。

二、项目建设中的困难与解决思路

（一）部门协调难

我们协助客户制定了数字档案馆建设部门协调机制，明确了各部门职责、协调内容及工作时间点，确保了项目建设的稳步推进。

（二）档案收集难

针对档案收集难的问题，我们采取了化被动为主动、争取领导支持、抓重点树典型、善用抓手和侧面激励等多种方法，提高了兼职档案员的积极性和各部门的配合力度。

（三）部门领导审核不及时

我们将档案系统业务审批流程与学校协同办公平台进行集成，实现了审批信息的实时推送和单点登录审批，有效解决了部门领导审核不及时的问题。

（四）数据规范性问题

我们通过定期培训、建立著录知识库和业务指导功能等方式，提高了数据著录的规范性和质量。

三、项目建设的心得体会

（一）学籍档案利用率高需重视

针对学籍档案利用率高的特点，我们在应用系统建设时开发了更多便捷化功能，减轻了档案馆老师的工作量，提高了档案利用效率。

（二）积极主动服务各部门档案业务工作

我们积极、热情、主动地为各部门档案业务工作提供指导和帮助，充分调动了大家的积极性，共同推动了数字档案馆系统的建设。

（三）档案归档移交方式逐步转变

通过项目建设，学校部门的归档工作逐渐从线下纸质方式转变为线上移交方式，实现了前端控制，减轻了档案馆的工作负担。

（四）业务工作从重管理转向重开发利用

随着档案归档移交方式的转变，档案馆老师有更多精力投入到档案资源的编研开发利用上。数字档案馆系统也需要在编研开发功能上多做文章，以更好地服务学校中心工作。

数字档案馆的建设是一项长期而艰巨的任务。武汉圣合软件技术有限公司将继续秉承创新、务实、高效的理念，为更多高校和企事业单位提供优质的档案信息化建设服务。同时，我们也欢迎更多有志之士投身到档案数字资源管理和保存领域的研究中来，共同为人类文明的传承而努力奋斗！