档案数字化外包服务-安全高效并行-共筑信息安全防线

在信息化浪潮的推动下，档案管理正经历从传统模式向数字化模式的深刻转型。档案数字化外包服务，作为这一转型过程中的重要一环，凭借其专业的数字扫描存储、多媒体及计算机技术，有效提升了档案资源的管理效率与利用价值。然而，随着这一服务的广泛应用，安全保密管理上的风险隐患也逐渐显现，成为我们必须正视并妥善解决的重要课题。

档案数字化外包服务的现状与挑战

档案数字化外包服务，以其高效、专业的特点，成为众多机关、单位推进档案数字化建设的首选。然而，在享受服务带来的便利的同时，我们也必须清醒地认识到，这一服务模式在实体档案管理、档案数据管理信息安全以及档案数据信息维护等方面，均存在不容忽视的风险隐患。

• 实体档案管理安全风险：传统档案，尤其是年代久远的纸质档案，在数字化过程中易受损。此外，档案出库、入库及扫描过程中的操作不当，也可能导致档案排列顺序错乱、丢失等问题。
• 档案数据管理信息安全风险：档案数字化过程中，信息泄露的风险显著增加。一方面，非本单位档案管理人员可能获取档案信息；另一方面，数字信息的易更改性、可拷贝性等特点，也增加了信息失真的风险。此外，黑客、病毒等外部威胁也不容忽视。
• 档案数据信息维护风险：信息技术的不对称性导致质量评估难题。外包公司自我控制数字化质量，档案部门在验收阶段难以进行全面、严格的检查。

加强档案数字化外包服务管理的策略

针对上述风险，机关、单位应从以下几个方面加强对外包服务的管理，确保档案数字化工作的安全高效推进。

• 构建完善的制度体系：制定包括档案保密制度、数字化操作流程、技术指标、应急处理机制、惩罚机制等在内的制度体系，为数字化工作提供明确的操作指南和保障。
• 加强档案资料安全保密：建立信息安全保密制度，与外包公司签订保密协议，确保所有档案信息存储和处理设备的安全处理。同时，加强对外包公司和人员的监管，防止私自保留档案信息资料。
• 建立完善的过程管理：强化对数字化加工现场的管理，安装监控系统、防火防水设备、门禁系统等，确保档案在数字化过程中的安全。同时，严格规范档案交接流程，对数字化成果交接过程进行监督。
• 订立完善严谨的业务合同：在档案外包过程中，与外包公司签订详细的业务合同，明确双方的权利、义务和责任，包括外包模式、工作内容、质量要求、知识产权归属、保密协定等。同时，约定后续技术支持和维护服务，确保在出现问题时能够得到及时响应和解决。

综上所述，档案数字化外包服务在提升档案管理效率的同时，也带来了安全保密管理上的挑战。因此，我们必须从制度建设、安全保密、过程管理以及合同签订等方面入手，加强对外包服务的管理和监督，确保档案数字化工作的安全高效推进。只有这样，我们才能共筑信息安全防线，为档案事业的持续健康发展提供有力保障。